Politique de confidentialité

1 · Introduction et champ d’application

Citadelle Avocats S.E.N.C.R.L. (ci-après « le Cabinet ») s’engage à protéger les renseignements personnels des personnes qui visitent son site Web ou qui communiquent avec lui. La présente politique s’applique au site Web citadelleavocats.com et aux renseignements recueillis par ce moyen. Elle ne s’applique pas aux renseignements recueillis dans le cadre d’un mandat de représentation juridique, lesquels demeurent régis par les obligations professionnelles et déontologiques applicables aux avocats, notamment le secret professionnel.

L’envoi d’un courriel ou d’un message non sollicité par l’entremise du site Web ne crée aucune relation avocat-client et ne doit pas être considéré comme une consultation juridique. Le Cabinet invite toute personne à ne pas transmettre de renseignements confidentiels tant qu’une relation professionnelle n’a pas été formellement établie avec lui.

2 · Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Citadelle Avocats S.E.N.C.R.L. a désigné Jade-Élie Savoie à titre de responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), chargée de veiller au respect de la présente politique et de la législation applicable. Elle constitue le point de contact pour toute question, demande ou préoccupation liée à vos renseignements personnels.

Pour la joindre : prp@citadelleavocats.com

3 · Renseignements personnels recueillis

Le Cabinet recueille des renseignements personnels uniquement lorsqu’ils lui sont fournis volontairement, notamment :

Formulaire de contact : prénom, nom, adresse courriel, numéro de téléphone, organisme et le contenu de votre message.

Infolettre : adresse courriel, aux fins de votre inscription et de sa confirmation (processus à double confirmation — vous devez confirmer votre inscription à partir d’un courriel qui vous est envoyé avant de recevoir les communications du Cabinet).

Aucun renseignement personnel n’est recueilli à des fins publicitaires ou de profilage, et le Cabinet n’utilise aucun pixel publicitaire sur son site. Le site utilise toutefois, uniquement avec votre consentement, un outil de mesure d’audience décrit à la section 6.

4 · Finalités de la collecte et de l’utilisation

Les renseignements personnels recueillis par le Cabinet sont utilisés uniquement aux fins suivantes : répondre à vos demandes d’information ou de services juridiques; vous faire parvenir l’infolettre du Cabinet, si vous y êtes abonné et l’avez confirmé; assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l’amélioration du site Web; respecter les obligations légales, réglementaires ou déontologiques du Cabinet.

Le Cabinet ne recueille pas plus de renseignements que ce qui est nécessaire à ces finalités, et ne les utilise pas à d’autres fins sans obtenir le consentement de la personne concernée, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.

5 · Partage, communication et sous-traitance

Le Cabinet ne vend ni ne loue les renseignements personnels à des tiers. Il fait toutefois appel à des prestataires de services pour l’hébergement de son site Web ainsi que pour la gestion de son infolettre et des inscriptions à celle-ci.

Ces prestataires peuvent être appelés à traiter certains renseignements à l’extérieur du Québec dans le cadre de la prestation de leurs services infonuagiques. Avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec, le Cabinet procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et s’assure qu’une entente écrite encadre cette communication, conformément à la loi. Les prestataires du Cabinet sont tenus contractuellement de protéger les renseignements qui leur sont confiés et de ne les utiliser qu’aux fins convenues.

Le Cabinet ne communique vos renseignements personnels à un tiers sans votre consentement que dans les cas prévus par la loi, par exemple sur ordonnance d’un tribunal ou à la demande d’un organisme public habilité.

6 · Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires

Le site utilise des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement technique, notamment pour la mise en cache des pages, ce qui permet d’en accélérer le chargement sans établir de profil de navigation ni suivre le comportement des personnes qui le consultent. Ces témoins ne requièrent pas de consentement préalable en vertu de la loi.

Témoins et mesure d’audience

Le site utilise des témoins (cookies) essentiels à son fonctionnement ainsi que, uniquement avec votre consentement, l’outil Google Analytics, fourni par Google LLC, afin de mesurer de façon agrégée la fréquentation du site (pages consultées, provenance des visites, type d’appareil). Ces renseignements servent uniquement à améliorer le site. Les fonctions de mesure sont désactivées par défaut et ne s’activent que si vous cliquez sur « Accepter ». Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps au moyen du lien « Gestion des témoins », au bas de chaque page. Les données recueillies par Google Analytics peuvent être traitées à l’extérieur du Québec ; pour en savoir plus, consultez la politique de confidentialité de Google.

Le site utilise également des polices de caractères fournies par un tiers afin d’assurer un affichage uniforme des textes. Ce chargement de polices ne vise pas à établir un suivi ou un profil de navigation.

7 · Mesures de sécurité

Le Cabinet met en place des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements personnels qu’il détient, afin de les protéger contre la perte, le vol, ainsi que contre l’accès, l’utilisation, la communication, la copie ou la modification non autorisés. Ces mesures comprennent notamment des mesures technologiques, telles que le chiffrement des communications et l’hébergement sécurisé du site, ainsi que des mesures organisationnelles limitant l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

8 · Durée de conservation

Le Cabinet conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon les délais prévus par la loi ou ses obligations professionnelles. Passé ce délai, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

9 · Gestion des incidents de confidentialité

Le Cabinet a mis en place des mesures visant à prévenir les incidents de confidentialité — soit l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés de renseignements personnels — et à réagir promptement si un tel incident survenait.

En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux pour une personne concernée, le Cabinet prend les mesures raisonnables pour diminuer ce risque, consigne l’incident dans un registre interne, et avise sans délai la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que toute personne concernée, conformément à ses obligations légales.

Si vous croyez qu’un incident de confidentialité a affecté vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec la RPRP du Cabinet aux coordonnées indiquées à la section 2.

10 · Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants à l’égard des renseignements personnels que le Cabinet détient à votre sujet : droit d’accès, droit de rectification, droit de retrait du consentement (notamment en vous désabonnant de l’infolettre au moyen du lien prévu à cette fin dans chaque envoi), droit à la portabilité de vos renseignements, ainsi que droit à la désindexation et à la cessation de diffusion dans certaines circonstances prévues par la loi.

Pour exercer l’un de ces droits, communiquez avec la RPRP du Cabinet aux coordonnées indiquées à la section 2. Le Cabinet répond à toute demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception; à défaut, la loi prévoit que la demande est présumée refusée.

11 · Plainte auprès de la Commission d’accès à l’information

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez, après avoir contacté le Cabinet, vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, l’organisme chargé de surveiller l’application de la loi : cai.gouv.qc.ca

12 · Liens vers des sites externes

Le site peut contenir des liens vers des sites Web de tiers. Le Cabinet n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites, et invite les personnes qui le consultent à consulter leurs propres politiques avant de leur transmettre des renseignements personnels.

13 · Modifications à la présente politique

Le Cabinet peut modifier la présente politique en tout temps afin de refléter l’évolution de ses pratiques ou de la loi applicable. La version en vigueur est celle publiée sur son site Web, avec sa date de dernière mise à jour indiquée ci-dessous.